勤怠システム
利用マニュアル

このマニュアルは、本システムの使い方を画面ごとに解説したものです。各画面の写真には赤い枠と番号（❶❷❸…）で操作箇所を示し、写真の下に同じ番号で説明をつけています。まずは自分の役割の章から読み始めてください。

利用者は次の3種類に分かれます。自分に付与された権限によって、利用するシステムや表示されるメニューが変わります。

ブラウザで kintai.shake-hands-design.com を開くと、勤怠システムのログイン画面が表示されます。打刻や勤怠確認、経費申請はこちらから行います。スマートフォンでも同じ画面です。

［ shots/01a_login_form.png：ログイン画面の入力欄 ］

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1. 1社員IDにご自身のメールアドレスを入力します。
2. 2パスワードを入力します。最初のパスワードは管理者からお伝えします。
3. 3ログインボタンを押すと、打刻画面（ダッシュボード）に移動します。

ログイン直後に表示されるホーム画面です。ここで毎日の出勤・退勤を記録します。画面上部のメニューから各機能へ移動できます。

［ shots/03_punch.png：本日の打刻 ］

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1. 1出勤ボタン：出社したら押します。押した時刻が記録されます。
2. 2退勤ボタン：退社時に押します。
3. 3今月のサマリ：出勤日数・実労働・残業・深夜が自動で集計されます。

その月の勤務をまとめて確認し、間違いがあればここで直します。日ごとの出退勤時刻・休憩・実労働・残業・深夜がまとまっています。

上段：月の切り替え・PDF出力・その月の合計

［ shots/11_month_head.png：月次勤怠表の上段 ］

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1. 1対象月の切り替え：◀▶や年月の選択で、先月など過ぎた月の勤怠も表示できます。
2. 2PDF出力・CSV：紙で提出したいときは「PDF出力」を押してください。
3. 3合計（サマリ）：その月の出勤日数・実労働・残業・深夜の集計です。

下段：日ごとの明細と「全行をまとめて保存」

［ shots/12_month_rows.png：月次勤怠表の明細 ］

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1. 1日ごとの明細：出勤・退勤・休憩は直接直せます。実労働と残業は自動で計算されるので入力は不要です。土日の行は色が変わります。
2. 2残業のあった日：所定の時間を超えた分が「残業」の列に出ます。
3. 3有給休暇の日：備考に「有給休暇」と表示されます。
4. 4全行をまとめて保存：これを押さないと、直した内容は残りません。必ず最後に押してください（ボタンは表の上と下の両方にあります）。

過去の勤怠データをさかのぼって確認・出力できる画面です。直近12ヶ月の推移と、任意期間の検索ができます。

［ shots/41_history.png：過去データ照会 ］

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1. 1直近12ヶ月の推移：月ごとの出勤日数・実労働・残業・深夜が一覧で並びます。
2. 2明細／PDF：各月の「明細」で内訳を確認、「PDF」で帳票を出力できます。
3. 3日付範囲検索：開始日・終了日を指定して、任意期間の勤怠を検索できます。

自分で立て替えた経費（交通費・消耗品など）を申請する画面です。レシート1枚ごとではなく、1か月分を1枚の申請（精算書）にまとめて提出します。入力・添付した内容はすべて1つのPDFにまとまり、最後に「申請する」を押すと所属事業所の上長へ承認依頼が届きます。

メニューの申請を開き、一覧の「＋新しい月の申請を作成」または対象月を選ぶと、その月の編集画面が開きます。編集画面は上から順に 申請PDFプレビュー → ①勤怠（自動）→ ②届出 → ③経費詳細 → ④経費のレシート → ⑤交通費申請書 → ⑥定期券の領収書 の構成です。

画面上部：対象月と申請の状態

［ shots/21_apply_head.png：申請 編集画面の上部 ］

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1. 1対象月／移動：開くと今月分になっています。別の月に出すときは月を選んで「移動」を押します。「過去の提出一覧」から、これまでに出した申請も確認できます。
2. 2申請の状態：「下書き」のあいだは何度でも直せます（まだ提出されていません）。途中でやめて、後日つづきを入れても大丈夫です。

① 勤怠（自動出力）

入力は不要です。打刻データがそのまま申請PDFの1ページ目に出力されます。申請画面で勤務時間を入力する必要はありません。時刻の修正が必要なときは「③ 月次勤怠表」で直してください。

② 届出（PDFを出力）

休暇・残業・休日出勤などの届出を出す月は、ここに添付します。紙に記入して上長の確認をもらったものを、写真またはPDFにしてアップロードしてください。

［ shots/21b_apply_notice.png：② 届出 ］

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1. 1届出テンプレート：様式をここから取り出して印刷できます。休暇・欠勤・遅刻・早退届／休日出勤届／残業届／有給休暇届の4種類です。
2. 2届出ファイル（PDF推奨・各10MBまで）：紙に記入し、上長の確認をもらった届出を写真かPDFにして、ここでファイルを選びます。ファイルを選ぶとすぐにアップロード（一時保存）されます。続けて選べば複数枚を追加できます。

③ 経費詳細（入力）

［ shots/22_apply_expenses.png：③ 経費詳細 ］

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1. 1明細の入力：立て替えた分を1行ずつ「日付・物品名・購入先・金額」で入力します。行が足りなければ「＋ 行を追加」で増やせます（空の行は無視されます）。
2. 2経費明細を保存：保存すると、すぐ下に合計金額が出ます。入力が終わった行は自動でも一時保存され、上のプレビューに反映されます。

④ 経費のレシート（PDFを出力）

［ shots/23_apply_receipt.png：④ 経費のレシート ］

領収書・レシートをアップロードします。PDFでも写真でも構いません（複数可・各10MBまで）。ファイルを選ぶとそのまま取り込まれます。

⑤ 交通費申請書 ／ ⑥ 定期券の領収書 と「申請する」

［ shots/24_apply_submit.png：申請する ］

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1. 5⑤ 交通費申請書：毎月は原則不要です。入社時や通勤経路・運賃の変更があったときだけ、記入済みの申請書をアップロードします。
2. 6⑥ 定期券の領収書：週5日勤務で定期券を使う方が対象です。毎月は不要で、⑤交通費申請書と同じく定期券を新しく購入・更新したとき（最初）だけ、領収書をアップロードします。
3. 1PDFをダウンロード／申請する：「PDFをダウンロード」で内容を確認し、問題なければ「申請する」を押して提出します。押すと上長へ承認依頼が届き、承認されると経理へ回ります。まだ何も入力していない申請は「空の提出を削除」で消せます。

自分が上長を務める事業所の社員から提出された経費申請を確認し、承認または差し戻しします。メニューの承認から行います。

1. 1承認：内容に問題がなければ承認します。承認すると状態が「承認済」になり、経理の精算対象になります。
2. 2差し戻し：修正が必要なときは理由を添えて差し戻します。申請者が再編集して、もう一度申請できます。

パソコン操作が苦手な社員のために、管理者・上長が代わりに申請できます。メニューの代理申請から、対象の社員と対象月を選ぶと、その社員の申請（下書き）の編集画面が開きます。

1. 1対象の社員・対象月を選ぶ：自分が上長を務める事業所の社員が対象です（管理者は全社員が対象）。
2. 2代わりに入力・提出する：通常の申請画面と同じように入力・添付して「申請する」を押します。画面上部に「代理申請モード」と対象社員名が表示されるので、誰の申請かを確認しながら操作できます。

打刻忘れや、パソコン操作が苦手な社員の代わりに、管理者・上長が勤怠（出勤・退勤・休憩）を代理で入力できます。メニューの勤怠代理から、対象の社員と対象月を選ぶと、その社員の月次勤怠表（編集可能）が開きます。

1. 1対象の社員・対象月を選ぶ：自分が上長を務める事業所の社員が対象です（管理者は全社員が対象）。
2. 2代わりに入力・保存する：通常の月次勤怠表と同じように、日ごとの出勤・退勤・休憩を入力し「全行をまとめて保存」を押します。「⚡ 時刻を一括反映」で平日などにまとめて反映することもできます。画面上部に「勤怠 代理入力モード」と対象社員名が表示されます。

自分のログインパスワードを変更します。初回ログイン後や、定期的なパスワード更新時に使います（メニューの「PW変更」）。

［ shots/31_password.png：パスワード変更 ］

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1. 1上のメニューの「PW変更」を開きます。
2. 2現在のパスワードと、新しいパスワード（8文字以上）を確認欄まで含めて2回入力し、「変更」を押します。「表示」を押すと入力した文字を確かめられます。